賃貸借契約書を紛失したら？再発行の可否や困るケース・対処法を解説

賃貸物件を契約した際に交付される「賃貸借契約書」は、契約内容を明文化した非常に重要な書類です。
しかし、引っ越しや日常の整理のなかで、うっかり紛失してしまうこともあるでしょう。
この記事では、賃貸借契約書を紛失した場合の対応方法や、再発行の手順、そして紛失によって生じるリスクについて解説します。
契約前後の不安を解消するためにも、ぜひご一読ください。

賃貸借契約書とは？賃貸借契約書の役割

賃貸物件を契約する際には、借主と貸主の間で取り交わされる「賃貸借契約書」が作成されます。
これは単なる形式的な書類ではなく、双方の権利と義務を明確にするための大切な証明書です。

賃貸借契約書とは

賃貸借契約書とは、不動産の貸し借りに関する契約内容を明文化した書面であり、主に家賃、敷金、礼金、契約期間、解約時のルール、禁止事項などが細かく記載されています。
この賃貸借契約書は、借主と貸主が口頭だけで交わした約束を明確にし、トラブルを防ぐための重要な役割を担っています。
一般的に、賃貸借契約書は2部作成され、貸主と借主が1部ずつ保管します。
また、契約時には印紙税が発生するため、収入印紙が貼られているのが一般的です。

賃貸借契約書の役割

賃貸借契約書の主な役割は、以下のとおりです。
契約条件の明確化
家賃の金額や支払い方法、契約期間など、入居者とオーナー間の取り決めが記録されています。
トラブル時の証拠
退去時の原状回復費用や、近隣トラブルなどが発生した際、契約内容を証明する資料として機能します。
法的保護
万が一の裁判や調停時にも、有効な賃貸借契約書があれば証拠資料として提出できます。

賃貸借契約書がないことで起きるトラブル

契約内容を覚えていても、細かい条文や特約条項などは曖昧になりがちです。
例えば「ペット可」と思っていたが、実際には「小型犬1匹のみ」との特約があった場合、トラブルの原因となることもあります。
そうした齟齬を防ぐためにも、賃貸借契約書は非常に重要なのです。
特に近年では、電子契約が広く導入されるようになっており、デジタル形式の賃貸借契約書をスマートフォンやパソコンで確認できる場合もあります。
ただし、いずれの形式であっても「契約の証拠」であることには変わりありません。

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賃貸借契約書を紛失したときに再発行はできる？

賃貸借契約書を紛失してしまったからといって、契約が無効になったり、退去を命じられたりすることはありません。
とはいえ、契約書が手元にない状態は決して望ましいものではありません。
居住中のルールや禁止事項を確認できず、不明点を放置したまま生活することになってしまうからです。
そのため、賃貸借契約書を紛失したことに気づいたら、できるだけ早く不動産会社または管理会社へご相談ください。

再発行は難しい？その理由とは

「なくしたなら再発行してもらえばいい」と考える方も多いかもしれませんが、実際には賃貸借契約書の再発行は簡単ではありません。
法律的には再発行自体に問題はありませんが、再発行された賃貸借契約書と元の賃貸借契約書の内容に少しでも違いがあれば、どちらの契約が優先されるかの解釈を巡り、混乱やトラブルが生じるリスクがあります。
たとえば、5年前に作成された賃貸借契約書を再発行する場合、発行日を同じにして再作成すれば、どちらの契約書が有効か判断がつかず、法的トラブルにつながるおそれがあります。
仮に日付が新しく記載されていた場合、新しい賃貸借契約書の方が優先されるため、入居者にとって不利な条件が追加されていたとしても、それが有効になるリスクもあるのです。
こうしたリスクを避けるため、不動産会社の多くは賃貸借契約書の正式な再発行に慎重であり、依頼しても断られるケースが少なくありません。

賃貸借契約書のコピーをもらうのが現実的な対応

再発行が難しい場合の現実的な対処法として、不動産会社に賃貸借契約書の「コピー」を依頼する方法があります。
実は、不動産会社には賃貸借契約書を5年間保管する義務があり、契約から5年以内であれば、会社側に原本が残っている可能性が高いのです。
このコピーを取得することで、再発行と同様に契約内容を確認できます。
ただし、会社によってはコピーの発行にあたって手数料がかかる場合もあるため、事前に費用の有無を確認しておくと安心です。
特に、賃貸借契約書の内容を確認したいタイミング、更新の手続き時や退去に伴う原状回復費用の確認などでは、賃貸借契約書の有無がトラブル防止に大きく役立ちます。

まずは不動産会社へ相談する

賃貸借契約書を紛失しても、契約自体が無効になるわけではなく、賃貸住宅に住み続けることに支障はありません。
しかし、将来的なトラブルへの備えとして、手元に賃貸借契約書があることはとても重要です。
もし賃貸借契約書をなくしてしまった場合には、まず不動産会社に連絡を入れ、コピーの提供を受けられるか確認してみましょう。

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賃貸借契約書を紛失して困るケースとは？

賃貸借契約書を紛失してしまっても、すぐに住まいを追い出されるようなことはありません。
ただし、いざというときに手元にないことで、困るケースが多く存在します。
とくに、近隣トラブルや金銭トラブル、事業許可の申請など、具体的な局面で「賃貸借契約書の有無」が重要な判断材料になることも少なくありません。

ケース①：近隣トラブルが発生したとき

ペットの飼育や楽器の演奏など、生活音を巡る近隣トラブルは、賃貸物件ではよくある問題です。
こうした場面で頼りになるのが賃貸借契約書です。
賃貸借契約書には「ペット可否」「演奏時間の制限」「騒音に関する禁止事項」などの特約が記載されていることがあります。
しかし、賃貸借契約書を紛失していると、自分の行動が契約に照らして許されているのか、あるいは違反しているのかを判断する材料がありません。
その結果、管理会社への相談や注意喚起も曖昧な対応となり、トラブルの解決が長引く可能性があります。

ケース②：更新・解約時の金銭トラブル

次に多いのが、契約更新や退去時の金銭トラブルです。
たとえば、「更新時の家賃が急に上がった」「退去時に高額な原状回復費用を請求された」といった事例です。
賃貸借契約書を紛失していると、契約内容を確認できないため、不動産会社や大家との交渉が不利になる恐れがあります。
交渉において賃貸借契約書は、最も重要な証拠資料のひとつです。

ケース③：役所の手続きで原本が必要なとき

賃貸物件で新たに事業を始めようとする場合、行政機関に営業許可や登録申請を行う必要があります。
このような場面では、原本の提出が必要な申請も多く、コピーでは認められない場合もあります。
原本を紛失していると、申請ができず、事業の開始が遅れることもあるため注意が必要です。
特に飲食店、美容室、保育事業などの業種は、開業前に賃貸借契約書の原本提出が求められることが一般的です。

トラブル防止のために賃貸借契約書は大切に保管する

ここまで見てきたように、賃貸借契約書を紛失すると、さまざまな困るケースに直面する可能性があります。
賃貸借契約書があればトラブルを防げた、あるいは早期に解決できたということも多いため、手元に保管しておくことが非常に重要です。
万一紛失してしまった場合でも、不動産会社や管理会社に相談すれば、賃貸借契約書のコピーをもらえる可能性があります。
再発行は難しいとしても、コピーが手元にあるだけでも、必要なときに契約内容を確認できて安心です。
また、どうしても解決できない場合は、消費生活センターや不動産関連の業界団体に相談することで、専門的なサポートを受けることもできます。

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まとめ

賃貸借契約書は、トラブル時の重要な証拠となる大切な書類です。
紛失してしまった場合は、すぐに不動産会社へ相談し、コピーの取得を検討しましょう。
再発行には応じてもらえないケースもあるため、今後のためにも賃貸借契約書は厳重に保管しておくことが重要です。