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賃貸借契約における必要書類は?事前に準備してスムーズに手続きしよう!

カテゴリ:お部屋探し

賃貸借契約における必要書類は?事前に準備してスムーズに手続きしよう!

賃貸借契約を締結する際には、さまざまな必要書類がありますが、なかには公的機関での取得が必要な書類もあるため、事前に準備しておくと引っ越し前の忙しい時期に慌てずにすみます。
しかし、どのような必要書類があるのか、ご存じない方もいらっしゃるでしょう。
そこで今回は、賃貸物件への入居をご検討中の方に向けて、賃貸借契約における主な必要書類についてご紹介します。
印鑑証明書、住民票、収入証明書の提出理由や発行手順を把握し、ぜひスムーズに手続きするためのご参考にしてみてください。

賃貸借契約における必要書類①印鑑証明書

賃貸借契約における必要書類①印鑑証明書

印鑑証明書とは、公的機関(市区町村役場)に登録された印鑑(実印)が本人のものであることを証明する書類です。
賃貸借契約の他にも、不動産や自動車の売買、遺産相続、ローン契約時などでの要件とされます。
ただし、賃貸借契約においては、印鑑証明書が必要かどうかはケースにより異なりますので注意が必要です。
以下では、賃貸借契約において必要な印鑑証明書の提出理由や発行手順についてご説明いたします。

印鑑証明書の提出理由

賃貸借契約における必要書類として印鑑証明書が求められるのは、多額の費用がかかる賃貸借契約における不動産会社や大家さんのリスクを軽減するためです。
印鑑の種類には実印のほかに銀行印と認印がありますが、法律上、賃貸借契約は認印(家賃を口座引き落としする場合は銀行印も必要)で可能です。
しかし、上記の理由から不動産会社によっては実印と印鑑証明書の提出を求めるケースがあります。
印鑑証明書は連帯保証人を立てるケースでも必要です。
貸主側が見ず知らずの借主に信頼をおくことは難しいため、賃貸借契約では、万が一の家賃滞納に備えて連帯保証人を立てています。
連帯保証人は契約に同席せず、郵送で手続きをおこなうのが一般的です。
そのため、実印のみでは本人の許可なく印鑑を持ち出したなどのケースが考えられ、本人の同意のもとで連帯保証人になっているかどうかの証明が困難になります。
連帯保証人を立てる場合は、たとえ賃貸借契約が認印で行われたとしても印鑑証明書の提出が必須です。
ただし、連帯保証人の代わりに保証会社を立てる場合は、印鑑証明書の提出は不要です。

印鑑証明書の発行手順

印鑑証明書は、登録時に取得した印鑑登録証を持参して、登録した公的機関で発行されます。
公的機関で印鑑登録証明書交付申請書を記入し、手続きをおこないましょう。
また、本人確認のため、公的機関では運転免許証、健康保険証、パスポートなどの身分証明書が求められます。
手数料がかかるため、現金の持参も必要になります。
印鑑証明書の発行は代理人による場合も可能で、その際は代理人の本人確認書類も必要です。
マイナンバーカードがあれば、コンビニでも発行可能です。

賃貸借契約における必要書類②住民票

賃貸借契約における必要書類②住民票

住民票とは、公的機関(市区町村役場)に登録された個人の氏名や住所などを記載した書類のことです。
賃貸借契約においては、提出が必須です。
以下では、賃貸借契約における必要書類である住民票の提出理由や発行手順についてご紹介します。

住民票の提出理由

賃貸借契約における必要書類として住民票の提出が求められるのは、借主の身元を確認するためです。
必要書類には運転免許証などの本人確認書類も含まれますが、住民票にはそれに記載されていない情報も確認できます。
本人確認書類と照合し、虚偽がないかなどの確認もおこないます。
本人確認書類のみの提出では、身分証の偽装などによるなりすましのリスクもあるため、公的書類である住民票の提出が必要です。

住民票の発行手順

住民票は、居住地の公的機関で発行できます。
公的機関で住民票の写し等交付申請書を記入し、手続きをおこないましょう。
公的機関では、本人確認のため、運転免許証、マイナンバーカードなどの身分証明書を求められます。
発行には手数料がかかるため、現金の持参も必要です。
住民票も代理人による発行が可能で、代理人が発行する場合は、代理人の本人確認書類と委任状を持参します。
マイナンバーカードがあれば、コンビニでも発行できます。

住民票は発行内容に注意!

住民票を発行する場合は、内容に注意が必要です。
場合によっては、受理されずに再取得しなければならない可能性があります。
注意点として挙げられるのは、以下の3つです。

●抄本と謄本のどちらが必要かを確認
●マイナンバーの記載は不要
●転居前の所在地の住民票が必要


抄本は本人のみの情報が記載された住民票、謄本は家族全員の情報が記載された住民票のことです。
物件に入居する全ての方の情報が必要なため、1人暮らしの場合は抄本で十分ですが、家族で入居する場合は謄本を提出しましょう。
また、マイナンバーには個人の年金など、不動産取引に不要な情報も登録されているため、不動産会社は受け取ることができません。
そのため、賃貸借契約の際の住民票は、マイナンバーの記載がないものにしましょう。
まれに転出届を先に出してしまう方がいますが、そうすると現在の住所の証明ができなくなりますので、提出する住民票は現在の所在地が記載されているものにしてください。
なお、学生で住民票の住所と現住所が一致しない場合は、事前に不動産会社に連絡しておきましょう。

賃貸借契約における必要書類③収入証明書

賃貸借契約における必要書類③収入証明書

収入証明書とは、個人の収入を証明できる書類の総称のことです。
つまり、名称が「収入証明書」の書類が存在するわけではなく、収入証明書として利用できる書類が複数あるのです。
賃貸借契約においては、入居審査の際に求められることが多いでしょう。
以下では、賃貸借契約における必要書類である収入証明書の提出理由や入手先についてご紹介します。

収入証明書の提出理由

賃貸借契約における必要書類として収入証明書が求められるのは、入居希望者の支払能力を確認するためです。
物件によって基準は異なりますが、家賃が月収の3分の1以内または年収の36分の1程度を目安に判断するのが一般的です。
ただし、入居審査は支払能力だけを見て判断するわけではありません。
基準に満たない場合でも、収入に安定性があるとみなされれば審査を通過するケースもあります。

収入証明書の入手先

先述したように収入証明書として利用できる書類は複数あります。
主な書類は、以下のとおりです。

●所得証明書
●課税証明書
●所得・課税証明書
●源泉徴収票
●給与支払証明書
●確定申告書の写し


所得証明書、課税証明書、所得・課税証明書は公的機関(市区町村役場)で発行の手続きが必要です。
印鑑証明書や住民票と同じく、申請書に必要な情報を記載し、本人確認書類と一緒に手続きをおこないます。
発行には手数料が必要です。
発行手続きは、所得を証明したい年の1月1日時点の所在地の公的機関でおこないます。
一方、手数料が不要で手続きの手間も少ない必要書類は、源泉徴収票、給与支払証明書、確定申告書の写しなどです。
会社員の方は、源泉徴収票や給与支払証明書が収入証明書として利用できるため、会社の総務に依頼しましょう。
自営業の方は、自宅に保管している確定申告書をコピーして提出してください。

まとめ

賃貸物件を借りる際は、印鑑証明書や住民票、収入証明書などの必要書類があります。
公的機関で発行手続きが必要な書類もあるため、早めに準備しておくと契約の手続きがスムーズです。
それぞれの書類に必要な理由があるため、提出に協力し、滞りなく引っ越しがおこなえると良いですね。


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